Dokumenten-Archiv

Mit diesem Butler® Modul ist eine Archivierung von verschiedenen Dokumenten möglich. Das Informations Archiv dient zur Suche und Verwaltung (Speichern/Ändern) von Texten und Datei Zuordnungen, sowie dem Aufruf (=Öffnen) der dabei referenzierten Dateien. Wobei diese Dateien PDF, Excel, Word, Bilder usw. sein können. Die archivierten Dateien sind sowohl über den generellen Menüpunkt "Bearbeiten Dokument Archiv – Dokument anzeigen" als auch über die Stammdaten Wartungsprogramme aufrufbar.

Anwendungsbeispiel Gutachten

In der Abfallwirtschaft ist es zwingend vorgeschrieben, dass für die Mengenbewegungen Gutachten zu erstellen sind. Zum Beispiel sind pro Baustelle ab vorgeschriebenen Mengenschwellen pro Artikel Gutachten einzuholen. Diese Gutachten können in mit dem Butler® Dokumentenarchiv archiviert und auch mit verschiedenen Suchtexten versehen werden. Im Prüfungsfall ist daher das Dokument in Sekundenschnelle für jeden berechtigten Anwender verfügbar und kann von ihm jederzeit angesehen oder gedruckt werden .

Aufruf

Der Informationsspeicherdialog kann je nach Einstellung aus bestimmten Stammdaten Wartungsprogrammen auf verschiedene Weise aufgerufen werden:
1. Tastenkombination "ALT-V" (=Vermerk erstellen) mit DokTyp Vorschlag "intern"
2. Tastenkombination "ALT-F" (=File zuordnen)
3. Durch Drag&Drop einer Datei auf das jeweilige Wartungsfenster (mit DokTyp Vorbelegung "extern").